وقت‌باز – نرم افزار نوبت دهی سالن، مطب و آرایشگاه برای ویندوز

وقت‌باز (Vaghtbaz) یک نرم افزار نوبت دهی دسکتاپ و کاملاً فارسی است برای هر جایی که کارش با دفتر نوبت می‌گردد: سالن زیبایی، آرایشگاه، مطب و کلینیک. مراجع، همکاران و خدمات را یک بار تعریف می‌کنید و بعد نوبت‌ها را روی یک تقویم روزانهٔ ستونی — یک ستون برای هر همکار — ثبت می‌کنید. مدت و مبلغ هر نوبت خودکار حساب می‌شود، برنامه جلوی تداخل دو نوبت را می‌گیرد، یادآوری نوبت را با پیامک یا واتساپ می‌فرستید و همه‌چیز با تاریخ شمسی روی خود کامپیوتر ذخیره می‌شود. برای کار روزانه به اینترنت نیاز ندارید.

دفتر نوبت کاغذی، سرِ شلوغی کم می‌آورد

هر سالن و مطبی یک دفتر نوبت دارد و همان دفتر سرِ ساعت شلوغ گره می‌خورد: دو نفر را اشتباهی روی یک ساعت و یک همکار نوشته‌اید، مشتری زنگ می‌زند و باید کل صفحه را بگردید، کسی نوبتش را کنسل می‌کند و آن بازهٔ خالی را فراموش می‌کنید، و آخر ماه هیچ عددی از این‌که چقدر کار انجام شده و هر همکار چقدر سهم دارد در دست نیست.

مشکل این است که دفتر کاغذی فقط «می‌نویسد»؛ نه تداخل را می‌فهمد، نه ساعت کاری هر همکار را می‌داند، نه یادآوری می‌فرستد و نه آخر ماه گزارش می‌دهد. وقت‌باز همان دفتر است، ولی دفتری که این‌ها را خودش می‌داند.

با وقت‌باز چه کارهایی می‌کنید؟

• نوبت را روی تقویم همان همکار بگذارید
  تقویم روزانه برای هر همکار یک ستون جدا دارد. نوبت را روی ساعت و ستون درست می‌گذارید و یک نگاه کافی است تا ببینید چه کسی کِی آزاد است.

• چند خدمت در یک نوبت، با مدت و مبلغ خودکار
  برای یک مراجع چند خدمت را در یک نوبت ثبت می‌کنید؛ مجموع مدت و مبلغ خودکار حساب می‌شود و زمان پایان نوبت درست در تقویم می‌نشیند.

• جلوی تداخل گرفته می‌شود
  اگر بخواهید روی ساعتی که همکار نوبت دیگری دارد یا زمان مسدود است نوبت بگذارید، برنامه اجازه نمی‌دهد. دوباره‌کاری و دلخوری مشتری سرِ ساعت تکراری از بین می‌رود.

• ساعت کاری هفتگی و استثناها
  برای هر همکار ساعت کاری هفتگی تعریف می‌کنید و روزهای تعطیل، مرخصی یا ساعت ویژه را به‌صورت استثنا ثبت می‌کنید. تقویم فقط ساعت‌های واقعی کار را برای نوبت باز می‌گذارد.

• گردش وضعیت نوبت با تاریخچه
  هر نوبت از «رزرو شده» تا «تأیید»، «در حال انجام»، «انجام شده»، «لغو» یا «عدم مراجعه» جلو می‌رود و هر تغییری در لاگ ثبت می‌شود؛ معلوم است چه کسی چه چیزی را کِی عوض کرده.

• بیعانه و پرداخت
  نرم افزار نوبت دهی برای هر خدمت سیاست بیعانه می‌گذارید (مبلغ ثابت، درصدی یا کل مبلغ). پرداخت‌ها — نقدی، کارت‌به‌کارت، کارتخوان یا درگاه — با کد پیگیری ثبت می‌شوند و مبلغ باقی‌مانده مشخص است.

• یادآوری نوبت با پیامک و واتساپ
  صفحهٔ یادآوری، نوبت‌های چند ساعت آیندهٔ دلخواه شما را فهرست می‌کند و با یک کلیک پیام یادآوری (با قالب قابل‌ویرایش و متغیرهای نام، تاریخ، ساعت، خدمت، همکار و کد نوبت) از طریق SMS.ir، برنامهٔ پیامک ویندوز یا واتساپ فرستاده می‌شود. هر ارسال در سابقهٔ ارتباط مشتری ثبت می‌شود تا پیام تکراری نرود.

• پیام گروهی واتساپ با فاصلهٔ زمانی
  برای یادآوری مناسبتی یا اطلاع‌رسانی، قالب پیام می‌سازید و برای فهرستی از مشتری‌ها در صف می‌گذارید؛ ارسال با فاصلهٔ تصادفی و سقف روزانهٔ قابل‌تنظیم انجام می‌شود و وضعیت هر پیام (ارسال‌شده، ناموفق، بدون واتساپ) دیده می‌شود.

• پروندهٔ مراجع
  برای هر مراجع پرونده‌ای با شمارهٔ تماس، سابقهٔ نوبت‌ها، پرداخت‌ها، مدارک و یادداشت دارید. مراجع تکراری با شمارهٔ موبایل شناسایی می‌شود و پرونده‌اش دوباره ساخته نمی‌شود.

• پیگیری مشتری‌های بالقوه
  کسانی که تماس گرفته‌اند ولی هنوز نوبت نگرفته‌اند گم نمی‌شوند: مرحلهٔ هر نفر (سرنخ سرد، در مذاکره، مشتری)، منبع آشنایی، تماس‌ها و یادآورهای پیگیری با تاریخ سررسید ثبت می‌شود.

• سهم و پورسانت همکاران
  برای هر خدمتِ هر همکار درصد پورسانت می‌گذارید؛ سهم همکار از کارهای انجام‌شده روشن می‌شود و آخر دوره دعوا سرِ حساب ندارید.

• گزارش دوره‌ای و خروجی اکسل
  برای هر بازهٔ تاریخی، فروش دوره، دریافتی خالص، ماندهٔ مطالبات و کمیسیون همکاران را می‌بینید و گزارش را به اکسل می‌گیرید یا چاپ می‌کنید.

• لیست انتظار
  وقتی ساعتی پر است، مراجع را با بازهٔ زمانی دلخواهش در لیست انتظار ثبت می‌کنید تا به‌محض خالی شدن جا سراغش بروید.

• چند کاربر با دسترسی جدا
  سه نقش دارد: مدیر، پذیرش (منشی) و همکار. برای هر نفر کاربر و رمز جدا می‌سازید و قفل برنامه جلوی دسترسی رهگذر به سیستم را می‌گیرد.

• تاریخ شمسی و رابط کاملاً فارسی
  همهٔ تقویم‌ها، تاریخ‌ها و متن‌ها شمسی و راست‌به‌چپ‌اند. نیازی به تبدیل دستی تاریخ نیست.

• پشتیبان‌گیری خودکار و بازیابی
  وقت‌باز خودکار از داده‌ها پشتیبان می‌گیرد و هر وقت بخواهید نسخهٔ کامل می‌گیرید و روی همان یا کامپیوتر دیگری بازمی‌گردانید.

نوبت‌دهی سالن و آرایشگاه

در یک سالن، گره اصلی این است که چند همکار هم‌زمان کار می‌کنند و هر خدمت مدت خودش را دارد: اصلاح بیست دقیقه، رنگ و کراتینه چند ساعت. در برنامهٔ نوبت‌دهی سالن هر همکار ستون خودش را در تقویم روزانه دارد؛ وقتی برای یک مشتری دو سه خدمت پشت سر هم ثبت می‌کنید، مدت‌ها جمع می‌شود و برنامه خودش می‌فهمد آن همکار تا چه ساعتی گرفتار است و روی آن بازه نوبت دیگری قبول نمی‌کند.

برای خدمت‌های طولانی و گران، سیاست بیعانه می‌گذارید؛ مشتری که مبلغی پرداخت کرده، نوبتش را بی‌خبر رها نمی‌کند و آن سه ساعت از دست نمی‌رود. برای بقیهٔ نوبت‌ها هم روز قبل یک پیام یادآوری با پیامک یا واتساپ می‌فرستید، که ساده‌ترین راه کم کردن «نیامدن مشتری» است.

آخر ماه هم لازم نیست دفتر را ورق بزنید: گزارش دوره به شما می‌گوید چقدر کار انجام شده، چقدر وصول شده، چقدر طلب مانده و سهم پورسانت هر همکار چقدر است.

نرم افزار نوبت‌ دهی مطب و کلینیک

در مطب، منشی عملاً با نوبت کار می‌کند و پزشک با پرونده. وقت‌باز برای هر دو جواب می‌دهد: منشی با کاربر خودش (نقش پذیرش) نوبت‌ها را ثبت و جابه‌جا می‌کند، و هر مراجع پرونده‌ای دارد که سابقهٔ مراجعات، یادداشت‌ها و مدارکش در آن می‌ماند.

اگر چند پزشک یا همکار دارید، ساعت کاری هفتگی هرکدام جدا تعریف می‌شود و روزهای غیبت و تعطیلی به‌صورت استثنا ثبت می‌شود؛ تقویم فقط ساعتی را باز می‌گذارد که آن پزشک واقعاً سرِ کار است. وضعیت «عدم مراجعه» هم جدا ثبت می‌شود، پس بعد از چند ماه می‌دانید کدام مراجع مکرراً نمی‌آید.

نرم‌افزار نوبت‌دهی مطب وقتی ارزشش را نشان می‌دهد که داده‌ها جایی بمانند که شما کنترلش را دارید: اطلاعات مراجعین روی همان کامپیوتر مطب ذخیره می‌شود و برای کار روزانه هیچ اتصالی به اینترنت لازم نیست.

این نرم‌افزار برای چه کسانی است؟

• سالن‌های زیبایی و آرایشگاه‌هایی که چند همکار دارند و دفتر نوبتشان سرِ ساعت شلوغ گره می‌خورد
• مطب‌ها و کلینیک‌هایی که منشی نوبت‌ها را مدیریت می‌کند
• هر کسب‌وکار خدماتی نوبت‌محور: کلینیک پوست و زیبایی، فیزیوتراپی، مشاوره، تعمیرگاه با نوبت
• کسانی که می‌خواهند داده‌هایشان روی خود کامپیوتر و آفلاین بماند، نه روی سرویس ابری

نصب وقت‌باز روی ویندوز

1. دکمهٔ دانلود بالای همین صفحه را بزنید. فایل نصب‌کننده حدود ۸۶ مگابایت است.

۲. اگر ویندوز (SmartScreen) هشداری دربارهٔ «ناشر ناشناس» داد، روی «اطلاعات بیشتر» و بعد «به هر حال اجرا شود» بزنید. این هشدار برای هر نرم‌افزار بدون گواهی امضای دیجیتال نمایش داده می‌شود.

۳. نصب‌کننده را اجرا کنید؛ می‌توانید مسیر نصب را خودتان انتخاب کنید و میان‌بر روی دسک‌تاپ ساخته می‌شود. اگر نمی‌خواهید چیزی نصب شود، نسخهٔ قابل‌حمل را دانلود کنید و همان فایل exe را مستقیم اجرا کنید.

۴. وقت‌باز را باز کنید و با نام کاربری Admin و رمز 123 وارد شوید. بلافاصله این رمز را از بخش کاربران عوض کنید و برای منشی و همکاران کاربر جدا با نقش مناسب بسازید.

۵. قبل از ثبت نوبت واقعی، سه چیز را تعریف کنید: همکاران، خدمات (با مدت و مبلغ) و ساعت کاری هفتگی. بعد از این، تقویم آمادهٔ کار است.

پیش نیازها

پس از دانلود چه چیزی دریافت می‌کنید؟

• نصب‌کنندهٔ وقت‌باز برای ویندوز (حدود ۸۶ مگابایت)
• نسخهٔ قابل‌حمل برای اجرا بدون نصب
• {{ راهنمای شروع سریع / ویدیوی معرفی — اگر دارید }}
• {{ مدت و کانال پشتیبانی }}
• {{ اگر پولی است: بروزرسانی نسخه‌های آینده }}

سؤالات متداول