تقریبا همه شرکتها با مدیریت چک سر و کار دارند یعنی یه تعدادی چک از مشتری دریافت می کنند و تعدادی چک به طرف حسابهای خود میدهند به عنوان چکهای صادره و وارده و وقتی تعداد این چکها کمی زیاد شود ، خیلی مهم است که بتوانید آنها را مدیریت کنید تا برگشت نخورند و بتوانید هر لحظه گزارش گیری کنید که چکههای مختلف چه سرانجامی داشته اند .
ما در این مقاله بررسی می کنیم که اولا اصلا مدیریت چک چیست ، چه روشهایی برای آن وجود دارد و در نهایت بهترین روش مدیریت چک را متناسب با نوع کسب و کار انتخاب می کنیم .
دسترسی سریع
مدیریت چک چیست ؟
مدیریت چک یعنی ثبت ، پیگیری و کنترل تمام چکهای دریافتی و پرداختی و به طور کلی جوری باشد و شرایطی فراهم کنید که :
- هیچ سررسیدی فراموش نشود
- وضعیت هر چک مشخص باشد ( درجریان ، وصول شده ، برگشتی و..)
- بتوان در هر لحظه گزارشات مختلف دریافت کرد
- ریسک برگشت خوردن چک را بتوان به حداقل رساند
یک سیستم مدیریت چک قابل قبول باید حداقل این اطلاعات را پوشش دهد :
- مبلغ چک
- تاریخ صدور و سررسید
- وصعیت چک
- توضیحات و یادداشتها
روشهای مختلف مدیریت چک
برای این منظور معمولا از سه روش استفاده می شود که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت
مدیریت چک به روش سنتی ( دفتر و کاغذ )
این روش قدیمی ترین راهکار می باشد و در دفترهای مخصوص و یا دفترهای معمولی اطلاعات چکهایی که صادر و یا دریافت شده اند وارد می شود و مزایا و معایب خود را دارد و تنها در موارد خاص که تعداد کم و کسب و کار موقت باشد آن هم شاید کاربرد داشته باشد وگر نه منسوخ شده است .
مزایا:
✅ بسیار ساده
✅ بدون نیاز به ابزار خاص
✅ حداقل ریسک از بین رفتن اطلاعات
معایب :
❌ احتمال خطای انسانی بالا
❌ نبود گزارش گیری
❌ عدم یادآوری سررسیدها
❌ نامناسب برای حجم بالا
مدیریت چک با اکسل
لازم نیست از محبوبیت و کاربرد اکسل حرفی بزنم و یکی از انتخابهای معمول و بسیار کارآمد می تواند برای این موضوع باشد ، مخصوصا برای کسب و کارهای کوچک و متوسط می تواند انتخاب مناسبی باشد .
مزایا:
✅ هزینه پایین
✅ قابلیت شخصی سازی
✅ گزارشگیری های متنوع
✅ امکان چاپ چک
✅ یادآوری سررسید ها و
معایب :
❌ نیاز به دقت در ورود داده ها ( عدم کنترل مناسب خطاهای اپراتوری )
❌ داشتن دانش اکسلی حتی در سطح حداقلی
❌ نامناسب برای حجم بالا
اگر من رو بشناسید میدونید انتخاب خود من قطعا اکسل خواهد بود چون من با اکسل زندگی میکنم 😉 و یک فایل هم برای این منظور آماده کردم و خودم هم استفاده کردم و پیشنهاد می کنم یه نگاهی بهش بندازید احتمالا کارتون رو راه بندازه .
مدیریت چک با نرم افزار اختصاصی و حرفه ای
وقتی یک کاری همه گیر باشه و نیاز خیلی باشه خب نرم افزار اختصاصی هم براش منتشر میشه و مدیریت چک هم همینطوره و برای این منظور نرم افزارهای مختلفی منتشر شده که در ادامه یکی از اونها رو معرفی می کنم و برای کسب و کارهای بزرگ که خیلی با چک سر و کار دارند بسیار مناسب است .
مزایا:
✅ سرعت بالا و ثبت و پیگیری حرفه ای
✅ گزارش های جامع و دقیق
✅ کاهش خطای انسانی به اندازه قابل توجه
✅ امکان چاپ چک و مناسب برای حجم بالای اطلاعات
✅ یادآوری سررسید ها و مدیریت متمرکز داده ها
معایب :
❌ عدم دسترسی به سورس برنامه و ویرایش
❌ هزینه شاید بالاتر باشد
با استقبالی که از فایل اکسل مدیریت چک شد ، تصمیم گرفتم یک نرم ازفزار جامع برای این مورد بنویسم که نتیجه کار شد نرم افزار چک باز که یک نرم افزار جامع برای صدور و مدیریت و پیگیری و چاپ چک می باشد و پیشنهاد می کنم نگاهی هم به این نرم افزار داشته باشید .
کدام روش برای شما مناسب تر است ؟
معمولا انتخاب بین موارد مختلف همیشه بستگی به نیاز و شرایط دارد و در مورد مدیریت چک هم همینطور است و متناسب با نیاز و شرایط شما انتخاب فرق دارد ولی به طور کلی :
- اگر کسب و کار کوچکی دارید و تازه شروع کرده اید
اکسل بهترین انتتخاب است .
- اگر تعداد چکهای شما خیلی زیاد است و مدیریت آنها حیاتی است
نرم افزار حرفه ای مانند چک باز پیشنهاد می شود .
- اگر هنوز دستی دارید انجام می شود
خیلی سریع یا از اکسل استفاده کنید و یا یک نرم افزار حرفه ای انتخاب کنید.
جمع بندی نهایی
مدیریت چک قطعا بخش بسیار مهمی از کسب و کار می باشد و باید ابزاری مناسب برای مدیریت آن انتخاب کنید و در این مقاله سعی کردیم شما را در این زمینه کمک کنیم و مقایسه اکسل و نرمافزار مدیریت چک داشته باشیم در نهایت و خیلی خلاصه ، ثبت دفتری و روش سنتی را یا فراموش کنید و یا در کنار یکی از روشهای دیگر استفاده کنید و اگر تعداد چکها کم است از فایل اکسل و اگر وسعت کار زیاد است از نرم افزارهایی مانند چک باز استفاده نمائید و امیدواریم که بتوانید به کمک این مقاله بهترین نرم افزار مدیریت چک را انتخاب کنید و اگر نقطه نظری دارید در بخش نظرات در خدمت شما هستم .
👈اگر به دنبال یک راهکار ساده و سریع هستید
👈اگر مدیریت دقیق و حرفه ای میخواهی و تعداد زیاد است
سلام
دارم نرم افزار مدیریت چک رو تست می کنم. یه مشکلی که باهاش مواجه شدم اینه که موقع ثبت دسته چک الزاماً باید شماره صیادی رو وارد کرد تا موقع ثبت چک نرم افزار به ترتیب و اتومات شماره صیادی رو وارد کنه. این اشتباهه چون بخش ابتدایی شماره صیاد متغیره و فقط بخش دومش (9 رقم آخر) ثابته.
می شه الزام ثبت اولین شناسه صیاد رو موقع ثبت دسته چک بردارین؟
سلام آپدیت میکنم حتما