تقریبا همه شرکتها با مدیریت چک سر و کار دارند یعنی یه تعدادی چک از مشتری دریافت می کنند و تعدادی چک به طرف حسابهای خود میدهند به عنوان چکهای صادره و وارده و وقتی تعداد این چکها کمی زیاد شود ، خیلی مهم است که بتوانید آنها را مدیریت کنید تا برگشت نخورند و بتوانید هر لحظه گزارش گیری کنید که چکههای مختلف چه سرانجامی داشته اند .
ما در این مقاله بررسی می کنیم که اولا اصلا مدیریت چک چیست ، چه روشهایی برای آن وجود دارد و در نهایت بهترین روش مدیریت چک را متناسب با نوع کسب و کار انتخاب می کنیم .
دسترسی سریع
مدیریت چک چیست ؟
مدیریت چک یعنی ثبت ، پیگیری و کنترل تمام چکهای دریافتی و پرداختی و به طور کلی جوری باشد و شرایطی فراهم کنید که :
- هیچ سررسیدی فراموش نشود
- وضعیت هر چک مشخص باشد ( درجریان ، وصول شده ، برگشتی و..)
- بتوان در هر لحظه گزارشات مختلف دریافت کرد
- ریسک برگشت خوردن چک را بتوان به حداقل رساند
یک سیستم مدیریت چک قابل قبول باید حداقل این اطلاعات را پوشش دهد :
- مبلغ چک
- تاریخ صدور و سررسید
- وصعیت چک
- توضیحات و یادداشتها
روشهای مختلف مدیریت چک
برای این منظور معمولا از سه روش استفاده می شود که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت
مدیریت چک به روش سنتی ( دفتر و کاغذ )
این روش قدیمی ترین راهکار می باشد و در دفترهای مخصوص و یا دفترهای معمولی اطلاعات چکهایی که صادر و یا دریافت شده اند وارد می شود و مزایا و معایب خود را دارد و تنها در موارد خاص که تعداد کم و کسب و کار موقت باشد آن هم شاید کاربرد داشته باشد وگر نه منسوخ شده است .
مزایا:
✅ بسیار ساده
✅ بدون نیاز به ابزار خاص
✅ حداقل ریسک از بین رفتن اطلاعات
معایب :
❌ احتمال خطای انسانی بالا
❌ نبود گزارش گیری
❌ عدم یادآوری سررسیدها
❌ نامناسب برای حجم بالا
مدیریت چک با اکسل
لازم نیست از محبوبیت و کاربرد اکسل حرفی بزنم و یکی از انتخابهای معمول و بسیار کارآمد می تواند برای این موضوع باشد ، مخصوصا برای کسب و کارهای کوچک و متوسط می تواند انتخاب مناسبی باشد .
مزایا:
✅ هزینه پایین
✅ قابلیت شخصی سازی
✅ گزارشگیری های متنوع
✅ امکان چاپ چک
✅ یادآوری سررسید ها و
معایب :
❌ نیاز به دقت در ورود داده ها ( عدم کنترل مناسب خطاهای اپراتوری )
❌ داشتن دانش اکسلی حتی در سطح حداقلی
❌ نامناسب برای حجم بالا
اگر من رو بشناسید میدونید انتخاب خود من قطعا اکسل خواهد بود چون من با اکسل زندگی میکنم 😉 و یک فایل هم برای این منظور آماده کردم و خودم هم استفاده کردم و پیشنهاد می کنم یه نگاهی بهش بندازید احتمالا کارتون رو راه بندازه .
مدیریت چک با نرم افزار اختصاصی و حرفه ای
وقتی یک کاری همه گیر باشه و نیاز خیلی باشه خب نرم افزار اختصاصی هم براش منتشر میشه و مدیریت چک هم همینطوره و برای این منظور نرم افزارهای مختلفی منتشر شده که در ادامه یکی از اونها رو معرفی می کنم و برای کسب و کارهای بزرگ که خیلی با چک سر و کار دارند بسیار مناسب است .
مزایا:
✅ سرعت بالا و ثبت و پیگیری حرفه ای
✅ گزارش های جامع و دقیق
✅ کاهش خطای انسانی به اندازه قابل توجه
✅ امکان چاپ چک و مناسب برای حجم بالای اطلاعات
✅ یادآوری سررسید ها و مدیریت متمرکز داده ها
معایب :
❌ عدم دسترسی به سورس برنامه و ویرایش
❌ هزینه شاید بالاتر باشد
با استقبالی که از فایل اکسل مدیریت چک شد ، تصمیم گرفتم یک نرم ازفزار جامع برای این مورد بنویسم که نتیجه کار شد نرم افزار چک باز که یک نرم افزار جامع برای صدور و مدیریت و پیگیری و چاپ چک می باشد و پیشنهاد می کنم نگاهی هم به این نرم افزار داشته باشید .
کدام روش برای شما مناسب تر است ؟
معمولا انتخاب بین موارد مختلف همیشه بستگی به نیاز و شرایط دارد و در مورد مدیریت چک هم همینطور است و متناسب با نیاز و شرایط شما انتخاب فرق دارد ولی به طور کلی :
- اگر کسب و کار کوچکی دارید و تازه شروع کرده اید
اکسل بهترین انتتخاب است .
- اگر تعداد چکهای شما خیلی زیاد است و مدیریت آنها حیاتی است
نرم افزار حرفه ای مانند چک باز پیشنهاد می شود .
- اگر هنوز دستی دارید انجام می شود
خیلی سریع یا از اکسل استفاده کنید و یا یک نرم افزار حرفه ای انتخاب کنید.
جمع بندی نهایی
مدیریت چک قطعا بخش بسیار مهمی از کسب و کار می باشد و باید ابزاری مناسب برای مدیریت آن انتخاب کنید و در این مقاله سعی کردیم شما را در این زمینه کمک کنیم و مقایسه اکسل و نرمافزار مدیریت چک داشته باشیم در نهایت و خیلی خلاصه ، ثبت دفتری و روش سنتی را یا فراموش کنید و یا در کنار یکی از روشهای دیگر استفاده کنید و اگر تعداد چکها کم است از فایل اکسل و اگر وسعت کار زیاد است از نرم افزارهایی مانند چک باز استفاده نمائید و امیدواریم که بتوانید به کمک این مقاله بهترین نرم افزار مدیریت چک را انتخاب کنید و اگر نقطه نظری دارید در بخش نظرات در خدمت شما هستم .
👈اگر به دنبال یک راهکار ساده و سریع هستید
👈اگر مدیریت دقیق و حرفه ای میخواهی و تعداد زیاد است
🔗نرم افزار مدیریت چک چک باز