برای انتخاب بهترین نرم افزار صدور فاکتور ابتدا باید بدانیم که در هر کسب و کاری از فروشگاه خیلی کوچیک تا شرکتهای بزرگ ، صدور فاکتور یکی از مهمترین مراحل فرایند فروش را تشکیل می دهد . با این حال خیلی از افراد هنوز هم از روشهای سنتی و یا فایلهای پراکنده برای ثبت و صدور فاکتور استفاده می کنند ، این روشها علاوه بر اتلاف زمان ، احتمال بروز خطا و گم شدن اطلاعات و دشواری در گزارش گیری و سوابق مالی را به همراه دارد.
نرم افزارهای صدور فاکتور این امر را ساده و سریع و دقیق و حرفه ای انجام میدهند ، از فایلهای ساده و رایگان اکسل برای کسب و کارهای نوپا گرفته تا سامانه های آنلاین و نرم افزارهای پیشرفته با امکاناتی مانند : مدیریت مشتریان ، ثبت کالا ، گزارشگیری ، ثبت فاکتور رسمی ، ارسال فایل PDF و حتی مدیریت همزمان چند کاربر که راهکارهای متنوعی برای هر نوع نیازی وجود دارد.
اما سوال اصلی اینجاست ، کدام نرم افزار صدور فاکتور برای شما مناسب تر است ؟ آیا یک فایل اکسل رایگان نیازتان را مرتفع میکند و یا بهتر است از یک نرم افزار حرفه ای و یا حتی آنلاین استفاده کنید. انتخاب نادرست می تواند در آینده باعث دوباره کاری، افزایش هزینه و محدود شدن رشد کیب و کار شما شود.
در این مقاله 5 راهکار مختلف برای صدور فاکتور را بررسی خواهیم کرد، از ساده ترین و رایگان ترین گزینه ها تا راهکارهای آنلاین و نرم افزارهای پیشرفته و سازمانی و امکانات و مزایا و محدودیتها و کاربردهای هر کدام را به صورت شفاف بررسی خواهیم کرد تا بتوانید با توجه به نوع فعالیت، حجم فروش و بودجه خود، بهترین گزینه را انتخاب کنید. اگر قصد دارید فرایند صدور فاکتور را سریع تر و دقیق تر و حرفه ای تر مدیریت کنید، مطالعه این راهنما می تواند به شما در تصمیم گیری کمک کند.
1- قالب خام فاکتور اکسل (رایگان)
این فایل یک فایل خام و قابل ویرایش اکسل است که کافیست آن را به رایگان دانلود کنید و با اکسل باز کنید و فاکتور خود را صادر کنید .
اگر به دنبال راهکار ساده ، سریع و بدون هزینه برای صدور فاکتور هستید، قالب خام فاکتور اکسل می تواند نقطه شروع مناسبی باشد. این فایل برای افرادی تهیه شده که تعداد محدودی فاکتور در ماه صادر می کنند و به امکانات و قابلیتهای نرم افزارهای حسابداری و پنلهای آنلاین نیازی ندارند.
با استفاده از این قالب می توانید اطلاعات فروشنده و مشتری و لیست کالاها و قیمت و خدمات و قیمت و مالیات و تخفیف را وارد کرده و فاکتور را چاپ کرده و یا خروجی PDF بگیرید. از آنجا که فایل کاملا قابل ویرایش است ، امکان شخصی سازی آن متناسب با کسب و کار شما وجود دارد.
این قالب برای چه کسانی مناسب است ؟
- کسب و کارهای کوچک که تعداد کمی فاکتور صادر می کنند
- فریلنسرها که تعداد کمی فاکتور دارند
- کسانی که در کنار نرم افزار اصلی خود می خواهند بعضی وقتها سریع فاکتور صادر کنند
مزایا :
- ✅کاملا رایگان و قابل ویرایش
معایب:
- ❌امکانات حسابداری ندارد
- ❌تعداد فایل فاکتور پراکنده و جدا خواهید داشت
- ❌به طور کلی این فایل فقط برای صدور تعداد خیلی کم فاکتور مناسب است
- مناسب برای : صدور تعداد کم فاکتور ( کسب و کارهای کوچک )
- هزینه : رایگان
- نوع : فایل اکسل XLSX
- لینک : دانلود قالب فاکتور اکسل
2- پنل آنلاین صدور فاکتور (رایگان)
اگر فایل اکسل برای شما محدود کننده است و به دنبال راهکار دیگری هستید که حرفه ای تر و بدون پرداخت هزینه باشد پنل آنلاین فاکتورا گزینه مناسبی برای شما است. این سامانه تحت وب بوده و بدون نیاز به نصب نرم افزار می باشد و محیط کاری آن برای موبایل هم بهینه سازی شده است.
بر خلاف فایل اکسل که کالاها و مشتریان هر بار باید به صورت دستی وارد شوند در این سامانه آنلاین فاکتورا کافیست یکبار کالاها و مشتریان رو ثبت کنید و برای صدور فاکتور با چند کلیک ساده اقدام نمائید. یعنی کالاهای خود را یافته روی آیکون + کلیک کنید تا به فاکتور اضافه شوند به همین سادگی.
این پنل برای چه کسانی مناسب است ؟
- فروشگاههای کوچک و متوسط
- شرکتهای نوپا و تازه تاسیس
- فریلنسرها و ارائه دهندگان خدمات
- کسانی که می خواهند به صورت آنلاین و حتی توسط موبایل هم فاکتور صادر کنند.
مزایا :
- ✅کاملا رایگان و آنلاین
- ✅قابل استفاده با موبایل و بدون محدویت مکانی
معایب:
- ❌امکانات حسابداری ندارد
- ❌تعداد 1500 فاکتور و 1000 کالا می توان ثبت کرد
- ❌آنلاین بودن آن باعث می شود تا با قطعی اینترنت کار نکند
- ❌محاسبه سود و زیان ندارد
- مناسب برای : کسب و کارهای کوچک
- هزینه : رایگان
- نوع : آنلاین تحت وب
- لینک : سامانه آنلاین فاکتورا
3- نرم افزار صدور فاکتور «فاکتورا» برای ویندوز (رایگان)
اگر ترجیح می دهید که آنلاین نباشد یعنی با مرورگر کار نکنید، از یک نرم افزار اختصاصی در ویندوز استفاده کنید، فاکتورا برای ویندوز انتخاب مناسبی است. این نرم افزار تمام امکانات اصلی مورد نیاز برای صدور و مدیریت فاکتور را در محیط ویندوز در اختیار شما قرار میدهد و رایگان است.
یکی از مهمترین مزیتهای فاکتورا، امکان انتقال داده های آن به نسخه آنلاین است . یعنی شما می توانید از این نرم افزار پشتیبان تهیه کنید و فایل پشتیبان را در پنل آنلاین فاکتورا استفاده کنید.
رابط کاربری بسیار ساده، سرعت بالا در ثبت اطلاعات و مدیریت کالاها و مشتریان و فاکتورها و همچنین رایگان بودن فاکتورا این نرم افزار را به انتخابی مناسب تبدیل کرده است .
این نرم افزار برای چه کسانی مناسب است ؟
- کاربرانی که محیط ویندوز را به تحت وب ترجیه میدهند.
- فروشگاهها و شرکت های کوچک که فقط نیاز به صدور فاکتور دارند.
- کسب و کارهایی که فقط میخواهند سریع فاکتور صادر کنند و پیچیدگی و حسابداری لازم ندارند.
مزایا :
- ✅کاملا رایگان و آفلاین روی ویندوز خودتان
- ✅رابط کاربری ساده و مناسب برای استفاده روزانه
معایب:
- ❌امکانات حسابداری ندارد
- ❌تعداد 1500 فاکتور و 1000 کالا می توان ثبت کرد
- ❌محاسبه سود و زیان ندارد
- مناسب برای : کسب و کارهای کوچک
- هزینه : رایگان
- نوع : نرم افزار ویندوز 10 یا 11
- لینک : نرم افزار فاکتورا
4- نرم افزار فروشگاه آفیس باز
اگر به امکاناتی فراتر از صدور فاکتور نیاز دارید ولی نمیخواهید هزینه های سنگین نرم افزارهای حسابداری را پرداخت کنید و از طرفی سیستم شما دارای ویندوز 7 هست نرم افزاری میخواهید که روان کار کند، نرم افزار فروشگاه آفیس باز مناسب شماست.
چون این نرم افزار با اکسس 2010 به بالا به راحتی کار می کند پس دیگر محدودیت سخت افزاری شما معنی ندارد و از مزیتهای دیگری این نرم افزار هم می توان به جستجوی پیشرفته بین فاکتورهای صادر شده و مشاهده کاردکس کالاها و سایر امکانات اشاره کرد.
همچنین می توانید سود و زیان فروشگاه خود را مشاهده کرده و تعامل فوق العاده ای با اکسل داشته باشید و تمام قسمتهای نرم افزار امکان ارسال به اکسل و ورود داده از اکسل را دارد.
این نرم افزار برای چه کسانی مناسب است؟
- برای فروشگاههای کوچک و متوسط
- کسب وکارهایی که تعداد فاکتور بیشتری دارند
- مدیریت مخارج و درآمدهای متفرقه هم اهمین دارد
- بدهی و بستانکاری مشتریان را می خواهند داشته باشند
- سیستم ضعیف با ویندوز 7 دارند
- میخواهند یکبار فقط هزینه کنند و هزین هاستراک نپردازند
مزایا :
- ✅رابط کاربری ساده در کنار امکانات زیاد
- ✅صدور فاکتور و پیش فاکتور با لوگو و نامهای متفاوت
- ✅محاسبه سود و زیان
- ✅امکانات حسابداری و بدهکاری و بستانکاری
معایب:
- ❌آنلاین نیست و اگر تعداد فاکتورها و کالاها خیلی زیاد شود سرعت افت میکند
- مناسب برای : کسب و کارهای کوچک و متوسط
- هزینه : ماهانه 190 سالانه 900 و مادام 3900
- نوع : نرم افزار ویندوز تحت اکسس 2010 به بالا و ویندوز 7 به بالا
- لینک : نرم افزار فروشگاه آفیس باز
5- نرم افزار «فاکتوراپرو» صدور فاکتور و حسابداری
فاکتوراپرو کاملترین راهکار و پیشنهاد این فهرست برای صدور فاکتور و مدیریت فروش است. این نرم افزار علاوه بر صدور فاکتور، امکاناتی مانند مدیریت کالا و موجودی انبار، حساب مشتریان، مدیریت چکهای دریافتی و پرداختی، فروش اقساطی، CRM ، گزارشهای مدیریتی و ابزارهای مالی را در اختیار شما قرار می دهد.
به همین دلیل این نرم افزار برای فروشگاههایی که حجم فروش بالاتری دارند پیشنهاد می شود.
این نرم افزار از یک راهکار دقیق برای قیمت گذاری کالاها برای فروش استفاده می کند که باعث می شود سود و زیان خیلی دقیق تر محاسبه شود .
تصور کنید کالایی را به تعداد 10 عدد با قیمت 1000 تومان خریداری کرده اید و همان کالا را در مرحله بعدی با تعداد 5 عدد ولی قیمت 1200 تومان خریداری میکنید، اینجاست که جذابیت فاکتوراپرو نمایان می شود چرا که میتوانید هر چند مرحله خرید رو جداگانه در لایه های خرید ثبت کنید و زمان فروش و صدور فاکتور هم مشخص کنید که از کدام لایه قیمتی فروش انجام میشود .
این روش باعث می شود سود واقعی فروش هر کالا بر اساس قیمت خرید همان موجودی محاسبه شود و گزارشهای مالی دقیق تر باشند.
از آنجا که این نرم افزار دارای امکنات گسترده ای است، پیشنهاد می کنم مطلب کامل معرفی را مشاهده کنید.
فاکتوراپرو برای چه کسانی مناسب است ؟
- برای کسب و کارهای متوسط
- برای کسانی که میخواهند حساب و کتاب خود را دقیق داشته باشند
- برای کسانی که میخواهد در کنار صدور فاکتور موجودی انبار خود را هم داشته باشند.
- چند کاربر می خواهند همزمان استفاده کنند ( درشبکه لوکال)
مزایا :
- ✅دارای تقویم مالی و یادآوری
- ✅دارای CRM و مدیریت ارتباط با مشتری
- ✅امکانات بسیار در حوزه مدیریت فروشگاه و صدور فاکتور
- ✅مدیریت کامل چکها و امکان چاپ چک
- ✅محاسبه دقیق سود و زیان فروش کالا به واسطه سیستم ثبت قیمت
معایب:
- ❌این نرم افزار دارای امکانات گسترده ای است و خیلی فراتر از فقط صدور فاکتور ساده است و ممکن است برای کسانی که در ماه فقط چند فاکتور صادر می کنند مناسب نباشد.
- مناسب برای : فروشگاه و کسب و کار متوسط
- هزینه : ماهانه 245 سالانه 2450
- نوع : نرم افزار ویندوز 10 یا 11
- لینک : نرم افزار فاکتوراپرو
خلاصه و نتیجه گیری
انتخاب بهترین نرم افزار صدور فاکتور به نوع فعالیت، تعداد فاکتورهای ماهانه، بودجه و امکانات مورد نیاز شما بستگی دارد. برخی کسب و کارها با همان اکسل کار خود را راه می اندازند در حالی که برخی دیگر به امکاناتی مثل مدیریت مشتریان و موجودی کالاها و سود و زیان و طلب و بدهی نیاز دارند.
لذا پیشنهاد میکنیم ابتدا نیازهای فعلی کسب و کار خود را مشخص کنید و سپس یکی از راهکارهای معرفی شده را انتخاب کنید همچنین به یاد داشته باشید که اگر در آینده فروش شما افزایش پیدا کند همیشه می توانید به نسخه های حرفه ای تر مهاجرت کنید.
- اگر در ماه فقط چند فاکتور صادر می کنید => قالب خام فاکتور اکسل
- اگر میخواهید آنلاین باشد و سبک و رایگان => پنل آنلاین فاکتورا
- میخواهید روی ویندوز نصب شود و رایگان باشد => نرم افزار فاکتورا
- امکانات حسابداری هم لازم دارید ولی هزینه برایتان مهم است و سیستم ضعیف دارید => فروشگاه آفیس باز
- امکنات مالی و حسابداری و مدیریت کالاها و انبار بریاتان مهم است => نرم افزار فاکتوراپرو
| نرم افزار | رایگان | آنلاین | حسابداری | انبار | مناسب |
| قالب اکسل | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | شخصی |
| فاکتورا آنلاین | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | فروشگاه کوچک |
| فاکتورا ویندوز | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | فروشگاه کوچک |
| فروشگاه آفیس باز | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | فروشگاه کوچک |
| فاکتوراپرو | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | کسبوکار متوسط |
پرسشهای متداول
آیا صدور فاکتور با اکسل برای کسب و کار مناسب است ؟
صادقانه و کوتاه بخواهم جواب دهم متاسفانه خیر و تنها در زمانی مناسب است که تعداد بسیار کمی فاکتور بخواهید صادر کنید ، چون هیچ یکپارچگی وجود ندارد و در واقع هر فاکتور یک فایل جداگانه اکیل می شود که مدیریت آنها را بسیار دشوار می کند.
بهترین نرم افزار صدور فاکتور رایگان کدامست ؟
پاسخ به این سوال تا حد زیادی بستگی به میزان نیاز شما برای صدور فاکتور دارد :
- اگر ماهانه تعداد خیلی کمی فاکتور صادر می کنید همان قالب خام فاکتور اکسل جوابگوی کار شماست
- اگر میخواهید آنلاین باشد از فاکتورا آنلاین استفاده کنید
- اگر میخواهید حتما روی ویندوز باشد و رایگان و به امکانات حسابداری هم نیازی ندارید از نرم افزار فاکتورا استفاده کنید
هر سه پیشنهاد هم رایگان هستند.
نرم افزار صدور فاکتور آنلاین بهتر است یا تحت ویندوز و آفلاین ؟
برای هر دو مورد هم گزینه هایی معرفی کرده ایم و انتخاب با شماست اگر آنلاین بودن برای شما اهمیت دارد و ریسک امنیت اطلاعات خود و احتمال قطعی اینترنت را می پذیرید که از آنلاین استفاده کنید و اگر میخواهید داده های شما در سیستم خودتان و کاملا آفلاین باشد از نرم افزار تحت ویندوز استفاده کنید.
